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Indicadores de Gestión de Almacén

En primer lugar, antes de entrar en detalle, debemos mencionar que en el apasionante mundo de la Gestión de Almacén, no vamos a encontrar la “varita mágica” que nos sea útil para cualquier situación  en la que estemos desarrollando nuestro trabajo en el Almacén. No existen verdades absolutas, no podemos regirnos todos con los mismos patrones, no existe el “estándar” de almacén. Como ya dijo algún sabio: “Cada casa es un mundo”. Otro, al que también podríamos llamar sabio, cantó aquello de; “Cada uno es como es, baja las escaleras como quiere….” Y gestiona su almacén como puede, añadiríamos nosotros.

Hemos hecho dos grandes grupos, en el primero de ellos están los Indicadores referidos a las diferentes formas que tenemos para medir la Productividad del Almacén.  En un segundo apartado hemos agrupado los distintos Indicadores de Costes que nos guiarán y nos orientaran por la tortuosa senda de los datos económicos, en la que tanto nos cuesta movernos a los Logísticos, pero tendremos que convenir todos, en que no hay más remedio que referirnos al vil metal para conocer nuestras limitaciones y saber por donde podemos “dejar de gastar” algún que otro Euro. En el Almacén nunca ahorramos, como mucho “dejamos de gastar”.

 

 

Productividad de Almacén: Cantidad de trabajo realizado por unidad de tiempo

  • Palets recibidos por día: para Recepción de mercancía, no hace falta individualizar el control, puede ser válido el análisis global.
  • Palets movidos por día: para Carretilleros. Este indicador si que conviene individualizarlo por persona. Hay que contar los tiempos de paro de carretilla por tener otras dedicaciones los carretilleros. Se puede obtener por día o por hora.
  • Líneas de pedido preparadas por hora: para los preparadores. Igual que en el indicador anterior, hay que individualizarlo y descontar los tiempos de paro.
  • Bultos, cajas ó unidades preparadas por hora: es un complemento ideal para el indicador anterior, es conveniente considerarlos en conjunto.
  • Absentismo: para todo el personal. Cociente de dividir las horas de presencia real de todos los operarios de almacén, por las horas teóricas que deberían estar. También se puede individualizar para controlar posibles abusos.
  • Actividad: para el personal directo que se ocupa de las tareas productivas del almacén. Horas en las que se está ocupando de sus tareas “productivas” (carga, descarga, almacenamiento, preparación…), dividido por las horas totales de presencia. También es muy conveniente individualizar este control, siendo necesario para obtener el dato global.
  • Calidad de preparación: número de líneas con errores en la entrega dividido por el número total de líneas preparadas. Por supuesto este indicador debe ser personalizado y su conjunto nos indicará la calidad total de preparación de nuestro almacén.
  • Transporte y distribución: kilómetros recorridos divididos por Euros vendidos.

Todos estos indicadores pueden ser utilizados como base para calcular posibles incentivos económicos al personal, pero hay que tener mucho cuidado en establecer los estándares por encima de los cuales se empiezan a cobrar estos incentivos, teniendo en cuenta también el indicador de calidad, que debe penalizar la cantidad de incentivo conseguido por la cantidad.

 

Indicadores de COSTES. Objetivos:

- Construir modelos que sean completos.

- Veraces y ajustados a la realidad.

- Comparables entre periodos de tiempo.

- No variar las formas de obtención.

- Facilidad de obtención y de interpretación.

- Flexibilidad de uso.

- Comparación con presupuestos.

- Periodos de estudio mensuales.

- Comparables con otros almacenes del mismo sector de actividad.

Vamos a relacionar los distintos capítulos que constituyen los Gastos del Almacén. Posteriormente, para convertirlos en Ratios de Gestión, tendremos que dividirlos por una unidad económica como puede ser el volumen total de la facturación del Almacén.

Para una mejor comprensión de todos los conceptos, definiremos tres grandes grupos de Gastos, para cada uno de ellos hablaremos de su definición y después indicaremos cuales son los contenidos que incluiremos en cada uno de ellos.

  • Gastos generales: se incurre en estos gastos para dar apoyo a la operación de almacén. Están ligados a un almacén específico y, si éste se cerrara, los gastos desaparecerían. El objetivo de este capítulo es asegurar que todos los gastos administrativos se han tenido en cuenta.
  • Gastos de almacenaje: pueden ser identificados como aquellos gastos asociados con el “género en reposo”. Generalmente los gastos de almacenaje están relacionados con el coste de poseer o alquilar y mantener unas instalaciones.
  • Gastos de manutención: son todos aquellos relacionados con el movimientos  de productos dentro o fuera del almacén. Los componentes principales son:

- Mano de obra.

- Equipos de manutención, preparación de pedidos y carga.

- Otros gastos.

Dentro de este capítulo también se pueden considerar los gastos de transporte y distribución. O bien considerarlos como un cuarto gran grupo.

  • Gastos generales:

- Salarios de personal indirecto, jefes encargados de almacén y administrativos.

- Equipos de oficina: sistemas informáticos (Hardware y Software) y cualquier otro gasto que deba considerarse como activo.

- Correo: gasto de correo y mensajería relacionado con el almacén.

- Teléfono, Fax.

- Suministros de oficina. Imprenta: etiquetas y similares.

- Gastos legales y profesionales: gestores, abogados, consultores, etc.

- Impuestos.

- Seguros: gastos por responsabilidad legal, siniestros, etc. (referidos al contenido).

- Pérdidas debidas a faltas, errores, daños al género almacenado.

  • Gastos de almacenaje:

Edificio:

- Alquiler o amortización e intereses: son los costes de alquilar o poseer el edificio. Si el edificio es alquilado, el gasto apropiado es el alquiler anual. Si el edificio es propio, una solución es incluir la amortización.

- Impuestos.

- Seguros: sólo debe incluirse la porción de póliza que está directamente relacionada con el almacén (continente)

- Mantenimiento exterior: incluye la mano de obra, materiales, equipo y servicios contratados para mantener techos, paredes y cimientos.

- Terrenos: gastos asociados con los terrenos que bordean el edificio (viales, parking, jardín, etc.)

- Equipos de almacenaje: jaulas, estanterías y cualquier otro equipo usado para almacenar productos. Los gastos incluyen tanto la amortización y los intereses como los gastos de mantenimiento.

- Acondicionamiento del edificio: son los gastos ocasionados al hacer cambios estructurales del edificio como consecuencia de un cambio en la línea de productos. Los gastos incluyen tanto la amortización y los intereses como el coste de mantenimiento…

- Servicios: luz, calefacción, agua, alcantarillado y gas.

- Seguridad: empresas de seguridad, alarmas, cámaras, etc.

- Control de plagas.

- Sistemas antiincendios.

  • Gastos de manutención:

Mano de obra:

- Salarios de personal.

- Prestaciones de la empresa (planes de pensiones, seguros, ropa de trabajo, etc.).

- Prorratas (pagas extra, vacaciones, festivos, permisos remunerados).

- Impuestos.

- Tiempos compensados (formación).

Equipos de manutención:

- Carretillas y accesorios: hay que considerar el alquiler o la depreciación más intereses, combustible, mantenimiento, neumáticos o ruedas y cualesquiera otros gastos relacionados.

- Equipos especiales de manutención: máquinas de retractilar, de etiquetado, cintas transportadoras, paletizadores, vehículos filoguiados, terminales de radiofrecuencia, muelles automáticos, compresores, etc.

Otros gastos de manutención:

- Palets: coste de compra y reparación.

- Suministros: film polietileno, cintas de embalar, documentos impresos, etiquetas, material de embalaje, cajas.

- Recuperación de material dañado en almacén.

- Eliminación de deshechos.

Gastos de transporte: pueden ir incluidos en este grupo o formar parte de un grupo independiente.

Propio:

- Mano de obra: Conductores, repartidores, mecánicos.

- Vehículos:

* Amortizaciones, alquiler.

* Combustible.

* Seguros.

* Licencias, permisos de circulación.

* Mantenimiento, averías.

* Revisiones ITV.

Subcontratado:

- Facturación de los distintos vehículos que tengamos subcontratados.

Si los gastos de transporte los analizamos de forma diferenciada, es bueno poder comparar el ratio que nos sale en el transporte propio y en el subcontratado dividido por los importes de ventas repartidos por un medio o por el otro.

En cualquier análisis de gastos, es importante incluir TODOS los conceptos que se tengan en la actividad de almacén. Teniendo en cuenta también los criterios que hemos marcado al principio de este apartado, al citar los objetivos que hay que considerar cuando se establecen estos sistemas de control.

Después de tener la certeza de que los resultados que ofrece nuestro Control de Gastos son correctos, es muy aconsejable elaborar presupuestos anuales y marcar objetivos de mejora de nuestra Gestión. Aunque el presupuesto sea anual, es importante marcar y controlar objetivos mensuales que puedan ser vigilados en espacios más cortos de tiempo, con capacidad de corrección en los casos en los que se observen desviaciones importantes. Al establecer estos controles mensuales hay que considerar la posible estacionalidad que presentan nuestras ventas.

 

 

Autores:


Carlos Villar, Consultor

Pablo Boix, Director Rumbo Sistemas, S.L.

 

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2 comentarios el “Indicadores de Gestión de Almacén

  1. Creo que esta bastante bien detallado pero como bien comentais “CADA CASA ES UN MUNDO” ya que extrapolar esto a depende que sector o alamcen se complica en cada caso por determinados factores, ya que creo que en lo que respecta a la preparacion del material tambien deberia de tenerse en cuenta aparte de el nº de linea y cantidad de material por linea la dificultad que conlleva cada ref un ejemplo no es lo mismo preparar 1000 tornillos que vengan en cajas de 1000 piezas que preparar 834 tornillos ya que debemos de estar mas del doble de tiempo en un supuesto que en el otro.

    Pero en general creo que es una explicacion muy correcto

    P.D. no he podido descargar el PDF.

    un saludo,

  2. Apreciei o artigo que acho bastante bem sintetizado. Creio no entanto que, em termos de indicadores de Transporte, seria mais adequado qualquer indicador relacionado com quantidades movimentadas (Kg) e com taxas de ocupação da viatura do que em relação ao valor da mercadoria.

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